Whistleblowing
Whistleblowing – Die IT-Plattform
Grimaldi Gruppe in Übereinstimmung mit den D.Lgs. 10. März 2023 Nr. 24 über die „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden“ sowie die von der ANAC gegebenen Hinweisebereitet eine IT-Plattform vor, die es Stakeholdern, die von rechtswidrigen Handlungen, von denen sie im Arbeitskontext erfahren haben, berichten möchten, ermöglicht, auf sichere und vertrauliche oder sogar anonyme Weise Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen zu melden, die Verstöße gegen interne oder externe Vorschriften der Gruppe darstellen können.
Wer kann berichten?
Personen, die in der Arbeitsumgebung der Gruppe arbeiten, sind berechtigt, sich als:
- aktionäre und Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen, auch wenn diese Funktionen de facto ausgeübt werden.
- mitarbeiter;
- selbstständige;
- mitarbeiter, Freiberufler, Berater und Lieferanten;
- bezahlte und unbezahlte Praktikanten und Auszubildende.
Berichte können erstellt werden:
- wenn das Rechtsverhältnis fortbesteht;
- während der Probezeit, wenn die Informationen während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erworben wurden;
- wenn das Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, wenn die Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erworben wurden;
- nach Auflösung des Rechtsverhältnisses, wenn die Informationen über Verstöße vor der Auflösung des Rechtsverhältnisses erworben wurden (Rentner).
Sind anonyme Meldungen zulässig?
Anonyme Meldungen sind zulässig, wenn sie hinreichend begründet sind, und werden genauso behandelt wie „namentliche“ Meldungen. In einem solchen Fall sind die Schutzmaßnahmen gegen Vergeltungsmaßnahmen nur dann anwendbar, wenn die meldende Person anschließend identifiziert wird.
Was kann gemeldet werden?
Die Meldung kann zwei Arten von Verstößen betreffen, die im Folgenden zusammengefasst werden:
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Verstöße gegen nationale oder interne Vorschriften |
Verstöße gegen europäische Rechtsvorschriften |
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Was kann NICHT gemeldet werden?
- informationen, die offensichtlich unbegründet sind, Informationen, die bereits vollständig öffentlich bekannt sind, und Informationen, die nur aufgrund von Indiskretionen oder Gerüchten, die kaum verlässlich sind, erlangt wurden (sogenannte „Nachrichten“). gerüchte “ oder „Hörensagen“).
- streitigkeiten, Ansprüche oder Forderungen im Zusammenhang mit einem persönlichen Interesse der meldenden Person oder der Person, die eine Beschwerde bei den Justiz- oder Rechnungslegungsbehörden einreicht, die sich ausschließlich auf ihre individuellen Arbeitsverhältnisse oder auf ihre Arbeitsverhältnisse mit hierarchisch übergeordneten Personen beziehen. Ausgeschlossen sind z. B. Meldungen über arbeitsrechtliche Streitigkeiten und vorgerichtliche Phasen, Diskriminierung unter Kollegen, zwischenmenschliche Konflikte zwischen der meldenden Person und einem anderen Arbeitnehmer oder mit Vorgesetzten, Meldungen über Datenverarbeitungen im Rahmen des individuellen Arbeitsverhältnisses, sofern keine Verletzung der Integrität der Organisation vorliegt.
- Beschwerden im Zusammenhang mit Dienstleistungen, die von Unternehmen der Gruppe erbracht werden.
Welche Informationen muss der Bericht enthalten?
Die Berichte müssen so detailliert wie möglich sein und alle Elemente enthalten, die für die Durchführung der erforderlichen Kontrollen und Untersuchungen zur Beurteilung ihrer Berechtigung nützlich sind.
Zu diesem Zweck müssen die Berichterstatter mindestens die folgenden Angaben machen:
- die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich das gemeldete Ereignis ereignet hat;
- die Beschreibung des Sachverhalts mit Angabe der bekannten Umstände (Art und Weise, Zeit und Ort);
- angaben zur Person oder andere Elemente, die die Identifizierung der Person ermöglichen, der die gemeldeten Tatsachen zuzuordnen sind (so genannte Meldung).
- Sofern es sich nicht um eine anonyme Meldung handelt, die Identität der meldenden Person unter Angabe der Position oder Funktion, die sie im Unternehmen innehat; die Identität der meldenden Person wird durch
besondere technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen unterstützt, die die absolute
Vertraulichkeit ihrer Identität gewährleisten sollen; - alle Informationen oder Nachweise (unter Beifügung der entsprechenden Dokumente), die nützliche Rückschlüsse auf das Vorliegen der gemeldeten Tatsachen zulassen, insbesondere auch die Angabe anderer Personen, die über die gemeldeten Tatsachen berichten können;
Erfolgt die Meldung schriftlich über das Whistleblowing-Portal, so wird der Hinweisgeber bei der Angabe dieser Elemente durch die Fragen im Meldeformular angeleitet.
Ist die Meldung nicht ausreichend begründet, kann das Leitungsorgan über das Whistleblowing-Portal oder sogar persönlich, wenn der Hinweisgeber um ein direktes Treffen gebeten hat, zusätzliche Informationen vom Hinweisgeber anfordern.
Die Berichte sollten keine übermäßigen personenbezogenen Daten enthalten, sondern nur die Daten, die zum Nachweis der Berechtigung der Beschwerde erforderlich sind. In der Regel sollten daher keine besonderen Daten oder personenbezogene Daten, die Aufschluss über den Gesundheitszustand oder die Rechtsstellung geben, eingegeben werden.
Wie kann man einen eingereichten Bericht einsehen und das Ergebnis kennen?
Wenn der Hinweisgeber eine Meldung über das Whistleblowing-Portal einreicht, erhält er einen Code, mit dem er über das Portal auf seine Meldung zugreifen kann, um: den Fortgang der Meldung zu überwachen, weitere Informationen zur Untermauerung der Meldung einzugeben, persönliche Angaben zu machen und weitere Fragen zu beantworten.
In jedem Fall ist das Leitungsorgan:
- sie stellt dem Meldenden innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung aus:
- zeitnahe Rückmeldung zu allen Anfragen, die vom Berichterstatter über die Meldekanäle (auf der Plattform implementiertes Nachrichtensystem) übermittelt werden
- innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls eine solche Mitteilung nicht erfolgt, ab dem Ablauf der siebentägigen Frist nach Übermittlung des Berichts eine Rückmeldung zu dem Bericht geben.
Wer bearbeitet den Bericht?
Die Berichte werden von einem Leitungsgremium entgegengenommen, das aus drei Mitgliedern besteht: Dr. Paolo Pelosi, Rechtsanwältin Olimpia Del Gaudio und Dr. Vincenzo Scarlato. Betrifft die Meldung eine der drei vorgenannten Komponenten, bietet die Plattform dem Meldenden die Möglichkeit, die gemeldete(n) Komponente(n) von der Liste der Empfänger der Meldung auszuschließen.
Schutz des Berichterstatters und der gemeldeten Person
Die Grimaldi Gruppe garantiert die Vertraulichkeit des Meldenden und aller Personen, an die die Meldung gerichtet ist. Es liegt in der Verantwortung des Berichterstatters, in gutem Glauben zu handeln. Meldungen, die offensichtlich falsch oder völlig unbegründet sind, werden nicht berücksichtigt. Das Unternehmen wird auch angemessene Maßnahmen gegen jeden ergreifen, der den Hinweisgeber bedroht oder Vergeltung an ihm übt. Der Zugang zur IT-Plattform wird im No-Log-Modus verwaltet, um die Identifizierung des Meldenden zu verhindern.
Um eine Meldung über das Whistleblowing-Portal einzureichen, klicken Sie hier: https://grimaldigroup.whistleblowings.it.
Weitere Informationen über das Verfahren und den Schutz des Meldenden und anderer an der Meldung beteiligter Personen finden Sie hier
