Note d’information sur le traitement des données à caractère personnel des passagers

  1. Responsable et objet du traitement

La société Grimaldi Group S.p.A., en qualité de responsable du traitement (« Grimaldi Group »), vous informe, aux termes de l’art. 13 du Règlement (UE) 2016/679 (« GDPR ») et de la réglementation applicable au fur et à mesure en matière de protection des données à caractère personnel que vos données à caractère personnel, d’identification (par exemple : prénom, nom, nationalité, sexe, adresse courriel, numéro de téléphone et, au cas où vous demanderiez l’émission de facture, votre adresse, numéro d’identification fiscale et numéro de TVA) et éventuellement appartenant à des catégories particulières (par exemple les données concernant la santé), que vous avez fournies à Grimaldi Group S.p.A. au moment de la passation du contrat de transport maritime, feront l’objet du traitement conformément à la réglementation susmentionnée et aux obligations de confidentialité. Toutes les données concernant les personnes physiques identifiées comme passager (par exemple les sujets qui utilisent le titre de transport) feront l’objet du traitement. Le booking holder s’engage à faire connaître le contenu de la présente note d’information à tous les passagers pour le compte desquels il effectue la réservation. Même les données concernant un sujet tiers que vous avez éventuellement indiqué et identifié comme contact d’urgence pourraient faire l’objet de traitement.

Les opérations de traitement concernent :

  • les données d’état civil et les coordonnées de passagers ;
  • les coordonnées de sujets tiers identifiés comme contacts d’urgence, si le passager l’a requis ;
  • les données concernant l’appartenance à des catégories professionnelles – par ex. l’inscription à des registres professionnels, aux forces de l’ordre – ou votre inscription à des programmes de fidélité ou associatifs souscrits avec des sociétés tierces – comme par ex. Trenitalia, Payback, Telepass, Poste Italiane, ACI etc. (pour obtenir des réductions sur les services offerts par la compagnie).

Nous vous rappelons, par ailleurs, que le traitement peut concerner les données suivantes qui appartiennent aux catégories particulières visées à l’art. 9 du RGPD, si elles ont été communiquées spontanément par les passagers pour bénéficier d’assistances spéciales à bord ou si elles ont été traitées d’une autre manière par le personnel de bord en cas d’urgence et/ou accident à la personne du passager durant la navigation :

  • des informations quant à une limitation de sa mobilité ;
  • des informations concernant ses handicaps ;
  • des informations quant à ses conditions de santé particulières ;
  • des données éventuellement fournies quant à ses besoins particuliers concernant d’éventuels soins qui pourraient s’avérer nécessaires en cas d’urgence, en raison de l’état de santé du passager.

Grimaldi Group ne garantit ni ne fournit d’informations concernant les traitements de vos données à caractère personnel qui pourraient être effectuées via d’autres canaux de contact avec Grimaldi Group gérés par des tiers (par ex. Facebook), qui demeurent de l’exclusive responsabilité et titularité de tiers.

  1. Finalités du traitement auquel les données sont destinées

Les données qui ne sont pas particulières seront traitées pour les finalités suivantes :

  1. la gestion des demandes de devis ;
  2. la conclusion, la gestion et l’exécution des opérations connexes au contrat de transport maritime, y compris votre identité ;
  3. les communications (même par téléphone et même par re-contact de la part du centre d’appels de Grimaldi Group en cas d’appels manqués par le passager) d’informations à caractère logistique sur le voyage et/ou utiles en général au passager pour affronter le départ (par ex. retards, quai de départ, organisation à bord etc.) ;
  4. les communications à bord du bateau ;
  5. la fourniture à bord du bateau des produits et services achetés ;
  6. l’extraction d’information à caractère statistique, sous forme anonyme ;
  7. pour la transmission de vos données aux agences maritimes, terminaux et autorités portuaires, autorités juridiques et forces de l’ordre ;
  8. les coordonnées des sujets tiers indiqués comme « contacts d’urgence » aux termes de la Directive (UE) 2017/2109 ;
  9. l’envoi de communications par courriel, à des fins promotionnelles et de marketing, au cas où vous auriez donné votre consentement à cette finalité (« marketing générique ») ;
  10. l’envoi de communications par courriel, à des fins promotionnelles et de marketing et/ou de défense de la brand reputation, suite à un profilage, au cas où vous auriez donné votre consentement à cette finalité (« marketing profilé ») ;
  11. l’envoi de questionnaires sous forme anonyme aussi à des fins d’amélioration des services offerts par Grimaldi Group, ainsi que l’envoi d’informations concernant : (a) l’organisation opérationnelle de Grimaldi Group (même si elles n’ont pas trait au voyage acquis par la personne concernée) ; (b) les produits/services similaires à ceux choisis par le passager (tels que, à simple titre d’exemple non exhaustif : offres pour des trajets similaires à ceux achetés ; offres portant sur des assurances voyage ; etc.) ; ainsi que (c) offres, réductions, prix et/ou promotions de tiers partenaires de Grimaldi Group, que celle-ci a intérêt à offrir à ses passagers dans un contexte de remise de cadeaux et/ou initiatives promotionnelles réservées aux passagers eux-mêmes (à simple titre d’exemple non exhaustif, en cas d’initiatives de co-marketing, qui permettent à Grimaldi Group d’inclure des bons de réduction avec des offres de tiers au verso des titres de transport, etc.) Dans ce dernier cas, aucune communication promotionnelle ne vous sera adressée de la part des partenaires de Grimaldi Group et il n’y aura aucun transfert de vos données à caractère personnel à ces partenaires, sauf si vous donnez votre consentement explicite et informé en ce sens.

En référence au point 10, de l’article 4 du RGPD, le profilage est défini comme « toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant les préférences personnelles, les intérêts, le comportement, la sensibilité aux offres commerciales, la localisation ou les déplacements de cette personne physique ». Par conséquent, celle-ci peut être considérée comme une activité d’élaboration des données à caractère personnel qui consiste à diviser les clients en groupes homogènes selon leur comportement. Au cas où vous donneriez votre consentement, vos Données à caractère personnel pourront être traitées pour tracer un « historique » de votre rapport commercial avec le Groupe Grimaldi (par exemple pourront être pris en considération les différents « touch point » avec le Groupe Grimaldi, les modalités d’interaction que vous avez utilisées, les préférences et la fréquence d’achat). L’objectif de cette activité est d’élaborer votre profil en vue de personnaliser l’offre de services et les éventuels services spécifiques demandés par vous. Au cas où vous décideriez de participer aux initiatives de brand reputation de Grimaldi Group, nous pourrions traiter vos données pour vous offrir des promotions spéciales.

Il demeure entendu que les activités visées aux points 9, 10 et 11 ci-dessus s’effectueront uniquement sur les coordonnées du booking holder c’est-à-dire du sujet ayant fourni son adresse de courriel au moment de la réservation.

Les données appartenant aux catégories particulières seront traitées pour les finalités suivantes :

  1. garantir au passager qui le demande des assistances spéciales à bord ;
  2. en cas d’urgence et/ou d’accident, garantir au passager qui en fait la demande les soins et/ou les formes d’assistances particulières dus en raison de l’état de santé du passager ;
  3. appliquer les réductions spéciales éventuellement prévues en faveur des personnes handicapées et leurs accompagnateurs, si le passager a donné son consentement pour cette finalité.
  1. Conservation des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont conservées selon le tableau ci-dessous, sauf si des obligations juridiques et/ou réglementaires spécifiques ou le besoin de défendre devant un tribunal un droit de Grimaldi Group ne demandent pas des délais de conservation différents :

Données Délais de conservation Finalité de la conservation
Prénom

Nom

Sexe

Nationalité

Numéro d’Identification Fiscale

Date de naissance

Lieu de naissance

Nationalité

Données de la carte d’identité

Adresse de résidence

Données concernant des catégories particulières pour bénéficier d’une assistance particulière à bord durant la navigation

Immatriculation du véhicule

Numéro de téléphone

Adresse de courriel

10 ans à compter du terme du voyage Aux fins de la gestion des obligations suivant l’exécution du contrat (par ex. : envoi des documents fiscaux, etc.) et, par la suite, en vue de s’acquitter d’obligations juridiques auxquelles Grimaldi Group est soumise (y compris les obligations de tenue des écritures comptables) et de se défendre en cas d’éventuels litiges ouverts par les passagers
Données particulières concernant des soins spécifiques et/ou des besoins d’urgence du passager en cas de situations d’urgence

Données aptes à révéler l’état de santé traitées d’une autre manière par le personnel de bord en cas d’urgence et/ou accident à la personne du passager durant la navigation

Contacts de tiers indiqués par le passager en tant que « contacts d’urgence »

Aux termes de l’art. 12 du décret législatif n° 38/2020, uniquement pendant le temps nécessaire pour les fins visées dans cette note d’information et, en tout cas, uniquement jusqu’au moment où le voyage du bateau en question s’est achevé en toute sécurité et les données ont été déclarées sur l’interface unique nationale Garantir la préparation et l’efficacité des opérations d’assistance à bord mais aussi de recherche et de sauvetage en mer
Prénom

Nom

Date de naissance

Pays/Province

Adresse de courriel

12 mois Exécution d’activités de marketing générique, marketing profilé, envoi de courriels promotionnels portant sur des biens et services similaires à ceux achetés et autres activités de communication (tel que décrites au paragraphe 2, points 9, 10 et 11 ci-dessus)
  1. Base juridique

La base juridique des traitements susmentionnés au paragraphe 2, points de 1 à 7, se reconnaît dans le besoin d’exécuter le contrat ou des mesures précontractuelles (art. 6, alinéa 1, point b du RGPD), ainsi que dans la nécessité de s’acquitter d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable du traitement (art. 6, alinéa 1, point c du RGPD).

La base juridique des traitements susmentionnés au paragraphe 2, point 8, s’identifie dans la nécessité de s’acquitter d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis (art. 6, al. 1, point c du RGPD).

La base juridique des traitements susmentionnés au paragraphe 2, points 9 et 10, s’identifie dans le consentement du passager (art. 6, alinéa 1, point a du RGPD).

La base juridique des traitements susmentionnés au paragraphe 2, point 11, s’identifie dans l’intérêt légitime de Grimaldi Group (art. 6, alinéa 1, point f du RGPD). En cas d’envoi de communications de nature électronique de la part de Grimaldi Group concernant des produits/services similaires à ceux choisis par vous, la base juridique s’identifie dans l’application de l’art. 130, alinéa 4, du décret législatif n°196/2003.

Vous aurez dans tous les cas le droit de vous opposer, à tout moment et sans frais, aux activités de traitement visées au paragraphe 2, points 9, 10 et 11 (dans une mesure limitée à l’activité de soft spam), même en révoquant le consentement donné, en envoyant une demande par courriel à l’adresse privacy@grimaldi.napoli.it, ainsi qu’en utilisant le canal indiqué dans les communications reçues ou en cliquant sur le lien spécifique présent dans les courriels reçus.

La base juridique des traitements indiqués plus haut au paragraphe 2, points 12 et 13, s’identifie dans l’existence de raisons d’intérêt public important sur la base du droit de l’Union ou des États membres qui doit être proportionné à l’objectif poursuivi, respecter l’essence du droit à la protection des données et prévoir des mesures appropriées et spécifiques pour protéger les droits fondamentaux et les intérêts de la personne concernée, ainsi que dans la finalité de la fourniture d’assistance sanitaire à bord (art. 9, alinéa 2, point g) et h) du RGPD).

La base juridique des traitements susmentionnés au paragraphe 2, point 14, s’identifie enfin dans le consentement du passager (art. 9, alinéa 2, point a du RGPD).

  1. Transfert des données

Nous vous informons que vos données pourront être communiquées non seulement aux autres sociétés appartenant au Groupe Grimaldi mais aussi à des organismes établis dans des pays tiers, même hors du territoire de l’Union Européenne, dans le respect des principes établis par le Règlement.

En particulier, la communication des données aux agences maritimes est prévue dans la mesure où celle-ci agissent en tant que représentantes de l’armateur pour transmettre les données aux Autorités.

L’armateur est également obligé de communiquer au préalable les données des passagers au terminal, lequel, dans le respect de la security, sera tenu de communiquer les données reçues aux Autorités compétentes (par ex. Capitainerie de port, Police de frontière, Garde de finance et Douanes).

En outre, Grimaldi Group peut communiquer directement les données des passagers aux Autorités mentionnées ci-dessus.

  1. Communication des données

Par ailleurs, nous vous informons que le traitement précité des données à caractère personnel et sensibles afférentes, connexes et/ou instrumentales au contrat de transport maritime pourra prévoir l’accès aux données susdites de la part de :

  1. Autorités publiques aux termes de la Circulaire du Ministère des Infrastructures et des Transports n°104/2014 dans le respect de la Directive 98/41/CE (par ex. Capitainerie de port et autorité portuaire) ;
  2. Ministère des Infrastructure et des Transports – Commandement général du Corps des Capitaineries de port ;
  3. Autorités judiciaires et Forces de l’Ordre, même si Grimaldi Group estime que cette communication est raisonnablement nécessaire pour constater ou défendre un droit ;
  4. Médecin de bord, en cas d’urgence et/ou accident à la personne du passager ;
  5. Guichets, terminaux et agences maritimes pour l’organisation des activités d’embarquement/débarquement ;
  6. Sociétés de catering, pour la fourniture à bord du bateau de produits et services ;
  7. Sociétés externes s’occupant de l’organisation d’événements à bord du bateau ;
  8. Sociétés avec lesquelles vous avez souscrit des programmes de fidélité ou associatifs – par ex. Trenitalia, Payback, Telepass, Poste Italiane, ACI etc. – qui, en vertu de conventions avec Grimaldi Group, vous garantissent l’accès à des réductions sur les services offerts par la compagnie ;
  9. Cabinets d’avocats, dans l’éventualité où surviendraient des litiges ;
  10. Compagnies d’assurance, aussi bien lors de la réservation des billets qu’en cas de réclamation ;
  11. Experts en cas de réclamation ;
  12. Sociétés, même ne faisant pas partie du Groupe Grimaldi, fournissant des services essentiels à la prestation du transport maritime ou l’exécution des activités de marketing, même subordonnées à votre consentement explicite, comme l’hébergement de sites et systèmes web, les services de courriel, la sponsorisation de jeux-concours et d’autres promotions, les services d’audit, l’analyse des données, l’exécution d’études de marché et sondages.

La nécessité de communiquer les données des passagers aux autorités visées au point n°1 découle de l’obligation de décompte et d’enregistrement des personnes à bord des bateaux passagers, objet de la Circulaire du Ministère des Infrastructures et des Transports n°104/2014.

Les données relatives au contact d’urgence signalé par les passagers ainsi que les données relatives à des catégories particulières fournies pour la fourniture des soins particuliers et/ou l’assistance en cas d’urgence, seront communiquées, avant le départ ou, quoi qu’il en soit, non au-delà de 30 minutes suivant le départ, au commandant et au commissaire du bateau où se trouve le passager et introduites par Grimaldi Group dans l’interface unique nationale prévue aux termes de la Directive (UE) 2017/2109 en vue de garantir la préparation et l’efficacité des opérations de recherche et de sauvetage en mer.

Il pourrait être nécessaire pour Grimaldi Group – sur la base de lois, procédures légales, litiges et/ou demandes avancées par des autorités publiques ou gouvernementales à l’intérieur ou l’extérieur de votre pays de résidence, pour des finalités de sécurité nationale ou d’autres questions d’importance publique – de communiquer vos données à caractère personnel. Lorsque cela est légalement possible, nous vous informerons au préalable de cette communication.

En outre, nous pourrions communiquer vos Données à caractère personnel à d’autres tiers si nous jugeons de bonne foi que cette communication est raisonnablement nécessaire pour faire valoir et protéger nos droits et appliquer les solutions disponibles.

  1. Nature de la communication des données et conséquences d’une éventuelle non-communication des données

La communication des données qui n’appartiennent pas à des catégories particulières (à l’exception de la donnée concernant le contact d’urgence éventuellement signalé) est nécessaire à la bonne exécution des obligations contractuelles et précontractuelles à notre charge et l’absence d’indication de celles-ci comporte l’impossibilité de conclure le contrat de transport maritime que vous avez demandé, ainsi que d’exécuter correctement les obligations juridiques et celles découlant de l’intérêt public de la défense de la sécurité dans les ports.

La communication de la donnée relative au « contact d’urgence » du passager est en revanche facultative : l’absence de communication n’aura donc aucun impact sur la conclusion du contrat de transport maritime demandé.

La communication des données appartenant à des catégories particulières est facultative. Cependant, si ces données seront communiquées, Grimaldi Group pourra satisfaire au mieux les exigences des passagers et fournir à ces derniers l’assistance nécessaire ainsi qu’appliquer – dans les cas et les modes prévus – les réductions spéciales qui leur sont réservées.

  1. Droits de la personne concernée

Chaque passager peut, à tout moment, exercer les droits suivants (dans les limites établies par le RGPD) :

  1. d’accès aux données à caractère personnel, en demandant à ce que ces données soient mises à sa disposition sous forme intelligible, ainsi qu’aux finalités sur lesquelles se base le traitement ;
  2. d’obtenir la rectification ou la suppression des données ou la limitation du traitement ;
  3. de révoquer le consentement (s’il s’agit de la base juridique du traitement) sans compromettre la licéité du traitement basé sur le consentement donné avant la révocation ;
  4. d’obtenir la portabilité des données ;
  5. de s’opposer au traitement des données ;
  6. de présenter une réclamation à l’autorité de contrôle compétente qui, en Italie, est le Garant pour la protection des données à caractère personnel, en suivant les instructions qui figurent sur le site web de l’autorité susdite.

Les droits susmentionnés peuvent être revendiqués en adressant les demandes à l’adresse de courriel suivante : privacy@grimaldi.napoli.it.

Le Délégué à la Protection des Données (DPD) nommé par les Sociétés du Groupe Grimaldi peut être contacté à l’adresse de courriel suivante : DPO@grimaldi.napoli.it.

  1. Modifications du présent document

Grimaldi Group se réserve le droit de mettre à jour le contenu de cette note d’information concernant le traitement des données à caractère personnel de ses passagers conformément à la réglementation nationale applicable en matière de protection des données à caractère personnel. Toute éventuelle information relative à la mise à jour de cette note d’information sera communiquée aux personnes concernées dans les modes définis par Grimaldi Group.

Grimaldi Group SpA
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